Hoạt động của Đoàn thanh niên trong trường học cần phải hướng đến nhiệm vụ quan trọng là học tập cũng như xây dựng ý thức tự quản, tự rèn luyện trong học sinh, sinh viên và thầy cô giáo trẻ. Việc xác định được nhiệm vụ công tác Đoàn cụ thể trong từng thời kỳ, thời điểm đối với người cán bộ Đoàn là hết sức quan trọng. Khi đã xác định rõ nhiệm vụ, người cán bộ Đoàn sẽ dễ dàng tổ chức, thực hiện công tác một cách khoa học, mang tính nghệ thuật cao. Từ đó, tổ chức Đoàn mới có thể vận động, khuyến khích được các đoàn viên, thanh niên tham gia hoạt động một cách hăng hái; tránh lãng phí thời gian, công sức; và tranh thủ triệt để nguồn lực cho các phong trào đa dạng.
Trong công tác Đoàn nhiệm vụ thường xuyên của người cán bộ Đoàn bao gồm: Lập kế hoạch công tác, báo cáo, tổ chức sinh hoạt chi đoàn, ghi chép quản lý sổ chi đoàn, quản lý đoàn phí, phân loại đoàn viên, giới thiệu đoàn viên ưu tú, tham gia đánh giá rèn luyện, tổ chức thực hiện công tác xã hội, chuyển sinh hoạt đoàn, xét đề nghị khen thưởng, kỉ luật đoàn viên…Trong đó, công tác đoàn vụ là nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Công tác đoàn vụ bao gồm nhiệm vụ: quản lý hồ sơ, sổ sách và tài chính của Đoàn. Tuy nhiên, trong thực tế không ít cán bộ đoàn chỉ tập trung vào các hoạt động xã hội, hoạt động tình nguyện mà bỏ qua hoặc xem nhẹ công tác đoàn vụ dẫn đến gặp rất nhiều khó khăn, lúng túng khi thực hiện công tác đoàn vụ. Nên trong bài viết này tôi xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp để thực hiện hiệu quả công tác đoàn vụ trong Trường Cao đẳng Ngô Gia Tự như sau:
1. Về công tác quản lý hồ sơ, sổ sách
Thứ nhất, Ban thường vụ Đoàn trường cần quán triệt về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ sổ sách, qua đó nâng cao tinh thần, ý thức trách nhiệm của cán bộ Đoàn trong thực hiện quản lý hồ sơ sổ sách.
Thứ hai, Ban thường vụ Đoàn trường phải có hướng dẫn cụ thể chi tiết về các loại hồ sơ, sổ sách của người cán bộ Đoàn cần có và hướng dẫn ghi chép đầy đủ, khoa học, chính xác.
Hồ sơ, sổ sách bao gồm:
– Sổ Chi đoàn: 100% Chi đoàn phải có Sổ Chi đoàn theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành. Sổ Chi đoàn dùng cho Ban Chấp hành Chi đoàn theo dõi, quản lý các hoạt động của Chi đoàn, đoàn viên do Bí thư Chi đoàn quản lý.
– Sổ Đoàn viên: 100% Đoàn viên phải có Sổ Đoàn viên do Ban Bí thư Trung ương Đoàn phát hành. Sổ đoàn viên do Đoàn cơ sở và Chi đoàn cơ sở quản lý.
Trong sổ đoàn viên có đầy đủ các nội dung, có cập nhật, bổ sung lý lịch đoàn viên và nhận xét, đánh giá, phân loại đoàn viên hàng năm của Chi đoàn, tình hình sinh hoạt tại nơi cư trú…có xác nhận của Đoàn cơ sở.
– Sổ biên bản họp ban thường vụ, Ban Chấp hành và các cuộc làm việc của ban thường vụ, Ban Chấp hành và đoàn cấp trên.
– Sổ theo dõi đoàn viên: Ghi đầy đủ và thường xuyên cập nhật danh sách đoàn viên của các Chi đoàn thuộc đoàn cơ sở; triển khai thực hiện chương trình rèn luyện đoàn viên.
– Sổ quản lý cán bộ Đoàn: danh sách trích ngang các ủy viên Ban Chấp hành các Chi đoàn; danh sách kiện toàn, bổ sung Ban Chấp hành các Chi đoàn.
– Sổ quản lý văn bản và theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
– Hồ sơ Đại hội LCĐ, CĐ.
– Hồ sơ kết nạp Đảng.
– Sổ quản lý thu chi tài chính.
Các loại hồ sơ, sổ sách, văn bản cần được người cán bộ Đoàn phân loại, lưu trữ khoa học, cẩn thận tránh hỏng nát hoặc mất mát.

Sổ chi đoàn, sổ đoàn viên do Ban bí thư Trung Ương Đoàn ban hành

Về thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn
– Đối với các chi đoàn khoá mới
Các liên chi đoàn có kế hoạch hướng dẫn đoàn viên khóa mới làm thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn về cơ sở mới. Thu sổ đoàn của sinh viên khóa mới để có cơ sở nhận xét ưu khuyết điểm hàng năm.
Hàng năm, BCH Liên chi đoàn cần có nhận xét ưu, khuyết điểm của đoàn viên ở đơn vị mình để đảm bảo tính khách quan, khoa học.
– Chuyển sinh hoạt đoàn cho chi đoàn cuối khoá
Thủ tục chuyển sinh hoạt đoàn của đoàn viên cuối khóa được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: BCH chi đoàn nhận xét ưu, khuyết điểm hàng năm của đoàn viên thuộc đơn vị mình và giới thiệu chuyển sinh hoạt đoàn lên BCH LCĐ.
Bước 2: Căn cứ nhận xét ưu khuyết điểm hàng năm của BCH chi đoàn, BCH LCĐ giới thiệu chuyển sinh hoạt đoàn lên BCH Đoàn trường.
Bước 3: BCH Đoàn trường xác nhận vào nhận xét ưu, khuyết điểm hàng năm của đoàn viên (mục xác nhận của Đoàn cơ sở) và giới thiệu chuyển sinh hoạt đoàn về cơ sở mới.
Thứ ba, Cán bộ Đoàn phải có nhận thức đúng đắn về vai trò, trách nhiệm của mình trong việc lưu trữ hồ sơ, sổ sách. Bởi vì có nhận thức đúng đắn vai trò trách nhiệm của mình mới có sự đầu tư, nghiên cứu phương pháp sao cho khoa học và hiệu quả.
Thứ tư, Cán bộ Đoàn phải đưa việc thực hiện lưu trữ, ghi chép hồ sơ sổ sách đi vào nề nếp thường xuyên. Nếu để gián đoạn, bỏ qua một hoạt động thì sẽ mất đi dữ liệu và khó khăn cho việc tìm kiếm sau này.
Thứ năm, Cán bộ Đoàn phải nắm chắc được hồ sơ, sổ sách mình phải làm, phải lưu trữ trong năm theo qui định để có kế hoạch và thực hiện quản lý hồ sơ sổ sách.
Thứ sáu, Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ, thường xuyên đối với công tác quản lý hồ sơ sổ sách của cán bộ Đoàn nhằm kịp thời khắc phục những tồn tại hạn chế, uốn nắn sai sót, đảm bảo công tác quản lý hồ sơ sổ sách luôn đầy đủ, chặt chẽ, chính xác.

Đ/c Nguyễn Thị Thu – Phó bí thư Đoàn trường kiểm tra công tác quản lý hồ sơ, sổ sách của các chi đoàn.

2. Về công tác thu chi đoàn phí
Thứ nhất, Ban thường vụ Đoàn trường cần quán triệt về tầm quan trọng của công tác thu chi đoàn phí, qua đó nâng cao tinh thần, ý thức trách nhiệm của đoàn viên trong thực hiện thu nộp đoàn phí.
Việc đóng đoàn phí có ý nghĩa hết sức quan trọng để có thể xây dựng và phát triển tốt Đoàn thanh niên cũng như thực hiện các công việc nhiệm vụ chung của đoàn khi cần.
Thứ hai, Ban thường vụ Đoàn trường phải có căn cứ, hướng dẫn cụ thể chi tiết về mức đóng đoàn phí của từng đối tượng đoàn viên.
Đối tượng đóng đoàn phí là đoàn viên, kể cả đảng viên đang tham gia sinh hoạt Đoàn. Thực hiện theo Nghị quyết số 07-NQ/TWĐTN ngày 25/11/2010 của Ban Thường vụ Trung ương Đoàn về việc thay đổi mức đóng đoàn phí áp dụng từ ngày 01/01/2011 thì hàng tháng, đoàn viên đóng đoàn phí cho chi đoàn. Trường hợp đoàn viên có hoàn cảnh khó khăn thì được ban chấp hành đoàn cơ sở xét miễn đoàn phí trong một thời gian nhất định nhưng không quá 6 tháng. Mức đóng đoàn phí cụ thể như sau:
Đối với đoàn viên không hưởng lương (HSSV): Đóng Đoàn phí 2.000 đồng (hai nghìn đồng) một đoàn viên một tháng (2.000đ/1 đoàn viên/1 tháng).
Đối với đoàn viên có hưởng lương (đoàn viên đang sinh hoạt tại Chi đoàn cán bộ giảng viên): Đóng Đoàn phí 5.000 đồng (năm nghìn đồng) một đoàn viên một tháng (5.000đ/1 đoàn viên/1 tháng).
Bên cạnh mức đóng đoàn phí đoàn thanh niên 2021 thì theo quy định tại Hướng dẫn 22HD/TWĐTN năm 2013 thì việc trích nộp đoàn phí lên cấp trên được quy định các cấp bộ đoàn từ chi đoàn trở lên đều phải trích nộp đoàn phí lên đoàn cấp trên. Việc trích nộp quy định như sau: Từ chi đoàn trở lên, mỗi cấp được giữ lại hai phần ba (2/3) và nộp lên Đoàn cấp trên một phần ba (1/3) số tiền đoàn phí do đoàn viên đóng hoặc trích nộp của tổ chức Đoàn cấp dưới.
Thứ ba, Đoàn viên phải có nhận thức đúng đắn vai trò, trách nhiệm của mình trong việc thu nộp đoàn phí. Bởi vì có nhận thức đúng đắn vai trò trách nhiệm của mình đoàn viên mới chủ động thực hiện.
Thứ tư, Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ, thường xuyên đối với công tác thu chi đoàn phí của các Liên chi đoàn, chi đoàn trực thuộc nhằm kịp thời khắc phục những tồn tại hạn chế.

Tài liệu tham khảo:
1. Hướng dẫn 22HD/TWĐTN ngày 28/06/2013 của BTV Trung Ương Đoàn – Hướng dẫn thực hiện điều lệ Đoàn TNCS HCM.
2. Nghị quyết số 07 – NQ/TWĐTN ngày 25/11/2010 của BTV Trung Ương Đoàn khóa IX “về việc thay đổi mức đóng đoàn phí”.

Nguyễn Thị Thu
Đoàn thanh niên